Tak dapat disangkal bahwa saat ini, memperoleh informasi telah menjadi hal yang sangat mudah dilakukan. Dengan akses internet, anda bisa dengan cepat mendapatkan segala informasi yang diinginkan, termasuk hiburan, berita, pendidikan, pekerjaan dan lebih banyak lagi.
Tak hanya itu, anda juga bisa menyebarkan informasi tersebut ke berbagai pihak melalui komputer, laptop, atau smartphone yang anda miliki.
Selain itu, dalam ranah teknologi, terdapat beragam istilah yang berkaitan dengan dunia teknologi dan informasi. Salah satu istilah yang sering dijumpai adalah “Sistem informasi.” Mungkin sebagian besar dari anda belum sepenuhnya memahami apa itu sistem informasi dan penjelasan lainnya terkait hal tersebut.
Oleh karena itu, berikut adalah penjelasan mengenai sistem informasi, meliputi sejarah, tujuan, manfaat, fitur, kelebihan dan kekurangan, serta contoh aplikasi yang dapat anda ketahui.
Secara umum, sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang mengintegrasikan aktivitas manusia dengan pemanfaatan teknologi guna mendukung tugas-tugas manajemen dan operasional. Keterkaitan tersebut terbentuk melalui interaksi antara manusia, data, informasi, teknologi dan algoritma.
Dalam perkembangan zaman, penerapan sistem informasi tidak hanya terbatas pada ranah teknologi informasi dan komunikasi, tetapi juga merambah ke pengendalian proses bisnis. Oleh karena itu, sistem informasi dianggap sebagai bentuk khusus dari proses kerja.
Penggunaan sistem informasi itu sendiri dirancang untuk mengelola beragam informasi yang dimiliki oleh setiap perusahaan atau organisasi, dengan tujuan agar kebutuhan sumber daya tidak terlalu besar dan proses pemrosesan dapat dilakukan dengan cepat.
Selain itu, data yang dikelola dapat diakses kapan pun dan di mana pun, sehingga dapat mengurangi tingkat birokrasi yang ada.
Definisi menurut para ahli
Pemahaman mengenai sistem informasi juga dapat bervariasi menurut para ahli. Berikut adalah beberapa definisi sistem informasi menurut berbagai ahli:
- Mc Leod mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu mekanisme yang mampu menghimpun informasi dari berbagai sumber dan menampilkan hasilnya melalui berbagai media.
- Erwan arbie mengartikan sistem informasi sebagai suatu sistem di dalam organisasi yang mencakup proses transaksi harian, dukungan operasional dan kebutuhan dukungan lainnya yang bersifat administratif sesuai dengan sifat organisasi, serta memfasilitasi penyediaan laporan yang diperlukan.
- Tafri D. Muhyuzir memandang sistem informasi sebagai proses pengumpulan, pengklasifikasian dan pemrosesan informasi menjadi satu kesatuan informasi yang konsisten, saling mendukung dan bernilai bagi penerimanya.
- O’Brien mendeskripsikan sistem informasi sebagai gabungan dari setiap unit yang dikelola oleh individu, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komputer dan komunikasi data, serta basis data, yang berfungsi mendistribusikan informasi.
- Leitch Roses mengartikan sistem informasi sebagai sistem internal yang memenuhi kebutuhan manajer dalam transaksi sehari-hari, mendukung kegiatan operasional, administrasi dan strategis organisasi, serta menyediakan laporan yang dibutuhkan oleh pihak luar tertentu.
- Lani Sidharta, sistem informasi adalah sistem buatan yang terdiri dari sejumlah komponen dan manual terkomputerisasi yang terintegrasi untuk mengumpulkan data, memprosesnya dan menghasilkan informasi bagi pengguna.
Sejarah Sistem Informasi
Terdapat empat periode dalam evolusi komunikasi dan informasi, yang meliputi:
1. Periode Pra Mekanik
Saat ini, penyampaian informasi melalui komunikasi menggunakan simbol dan gambar. Alfabet, suatu bentuk simbol, diciptakan oleh bangsa romawi. Di sisi lain, sistem angka yang dikembangkan oleh orang mesir kuno menghasilkan penemuan alat hitung yang dikenal sebagai sempoa.
2. Periode Mekanik
Pada era ini, manusia telah mengadopsi penggunaan perangkat untuk menyimpan, memproses dan merekam informasi. Salah satu terobosan signifikan yang muncul pada periode tersebut adalah mesin cetak gutenburg dari jerman.
Sementara itu, pada tahun 1600, blaise pascal menemukan kalkulator pertama yang dikenal sebagai pascalin, yang dianggap sebagai tonggak awal dalam perkembangan mesin pengganti otak manusia untuk perhitungan data.
3. Periode Elektromekanik
Pada saat itu, telepon dan kode morse telah ditemukan sebagai sarana komunikasi jarak jauh. Selanjutnya, pada tahun 1948, mereka mengumumkan manchester mark 1, sebuah komputer pertama yang mampu menyimpan program dan data. Penemuan ini menjadi langkah awal dalam perkembangan teknologi selanjutnya.
4. Periode Elektronik
Saat ini, arpanet (Advanced research project agency network) didirikan oleh departemen pertahanan as, menjadi pelopor bagi perkembangan Internet.
Setelah tiga periode sebelumnya, kemajuan teknologi terjadi dengan cepat melalui penemuan sistem operasi seperti unix, mac, windows, linux dan inovasi-inovasi baru lainnya.
Tujuan Sistem Informasi
Agar dapat menciptakan suatu produk yang berisi informasi, sebuah sistem harus mengandung berbagai jenis data yang dapat diolah untuk kemudahan akses oleh pengguna.
Terdapat tiga faktor yang perlu diperhatikan guna memastikan data yang diperoleh bersifat valid dan relevan, yaitu: relevansi, ketepatan waktu dan efisiensi, serta akurasi. Apabila semua faktor ini terpenuhi dengan baik, penerapan sistem informasi di perusahaan dan bisnis akan menghasilkan hasil yang optimal dan maksimal.
Tujuan dari sistem informasi melibatkan beberapa aspek, diantaranya:
- Mengumpulkan data dari berbagai sumber, baik internal maupun eksternal.
- Menyimpan beragam jenis data, termasuk yang akan diproses dan yang tidak diproses, untuk digunakan pada masa mendatang.
- Mengambil informasi secara cepat dan efisien sesuai kebutuhan pengguna.
- Menyebarluaskan informasi kepada pihak yang berkepentingan.
Fungsi Sistem Informasi
Setelah memahami konsep sistem informasi, berikut adalah beberapa peran sistem informasi yang perlu anda ketahui, di antaranya:
- Meningkatkan efisiensi kerja semua pihak yang terlibat.
- Menganalisis dan mengurangi potensi kerugian dari segi ekonomi.
- Memberikan aksesibilitas yang optimal bagi pengguna.
- Membantu mencapai tujuan bisnis dengan cepat melalui dukungan data yang dapat dipertanggungjawabkan.
Komponen – Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi pastinya terdiri dari beberapa komponen khusus untuk dapat beroperasi secara optimal. Maka, apa saja elemen yang ada dalam susunan sistem informasi? Berikut beberapa komponen sistem informasi yang dapat anda kenali:
1. Perangkat Keras
Perangkat keras memiliki peran krusial dalam kelancaran sistem informasi. Tanpa kehadiran komponen ini, kinerja sistem informasi tidak dapat optimal.
Jenis perangkat keras ini meliputi komputer, smartphone, tablet, ipad dan bahkan laptop. Dengan adanya perangkat keras, proses pengumpulan dan distribusi informasi dapat berlangsung lebih efisien dan cepat.
2. Perangkat Lunak
Perangkat lunak, atau yang sering disebut sebagai software, dapat dikelompokkan menjadi dua kategori utama, yaitu sistem operasi dan aplikasi. Sistem operasi berfungsi mengelola perangkat keras agar dapat digunakan secara efisien.
Bayangkan jika komputer atau smartphone tidak dilengkapi dengan sistem operasi, maka keduanya tidak akan dapat berfungsi. Di sisi lain, aplikasi adalah jenis perangkat lunak yang umumnya ditemukan di smartphone.
Contohnya, aplikasi email atau excel yang dapat anda gunakan untuk memudahkan pertukaran dan pengumpulan informasi di perangkat seluler anda.
3. Telekomunikasi
Bagian berikutnya dalam suatu sistem informasi adalah telekomunikasi. Fungsinya yang kerap digunakan adalah untuk mengaitkan perangkat portabel.
Secara sederhana, dapat diilustrasikan sebagai suatu jaringan tanpa kabel yang menghubungkan laptop atau smartphone untuk mencari dan mengumpulkan informasi, yang juga dikenal sebagai lampu lalu lintas. Tanpa adanya sinyal ini, tugas manusia tentu akan terhambat.
4. Database dan Data Warehouse
Segala data yang telah anda kumpulkan akan disimpan di dalam basis data. Sebagai contoh, jika anda mengumpulkan foto-foto ke dalam satu folder. Selanjutnya, data warehouse merujuk pada suatu tempat yang tidak terstruktur yang berisikan koleksi informasi yang dapat diakses dan digunakan pada setiap waktu.
5. Sumber Daya Manusia
SDM ( Sumber daya manusia ) juga termasuk dalam struktur sistem informasi, walaupun tidak semua individu dapat menjadi bagian dari sistem tersebut. Hanya mereka yang memenuhi persyaratan yang dapat aktif berkontribusi dalam pengembangan sistem informasi, seperti analis bisnis, analis dan perancang sistem, programmer, operator komputer dan lainnya.
Jenis – Jenis Sistem Informasi
Dalam pengembangan sistem informasi, perusahaan atau organisasi umumnya menggunakan berbagai jenis sistem informasi. Berikut adalah beberapa kategori sistem informasi yang dapat diidentifikasi:
1. Sistem Informasi Manajemen
Manajemen sistem informasi merupakan suatu sistem perencanaan yang melibatkan elemen-elemen internal, yang melibatkan pemanfaatan teknologi, prosedur dan interaksi manusia untuk menyelesaikan berbagai permasalahan bisnis seperti layanan, biaya produksi, serta menentukan strategi bisnis yang sesuai.
Pendekatan ini dapat menangani berbagai tantangan dengan menyediakan solusi konkret terkait proses bisnis, yang kemudian dianalisis dalam kerangka standar operasional dan sistem manajemen.
2. Sistem Pendukung Keputusan
Sistem pendukung keputusan merupakan komponen dalam sistem informasi berbasis komputer yang memfasilitasi perusahaan, organisasi, atau lembaga terkait dalam pengambilan keputusan yang akurat.
Langkah pertama dalam penggunaan sistem pendukung keputusan adalah mengidentifikasi masalah yang dihadapi. Setelah itu, data pendukung dikumpulkan dan diolah menjadi informasi yang signifikan. Pada tahap akhir, solusi yang tepat dapat disajikan dalam bentuk data yang dapat diukur.
3. Sistem Informasi Eksekutif
Sistem informasi eksekutif merupakan suatu jenis sistem informasi yang mempermudah eksekutif senior dalam menerapkan kebijakan yang dibutuhkan oleh menyediakan akses kepada informasi yang relevan dan akurat.
4. Sistem Pemrosesan Transaksi
Bagian terakhir dari sistem ini adalah proses transaksi, yang memiliki tujuan untuk terus membuat dan mencatat semua transaksi yang diperlukan dalam operasional bisnis. Fokus utamanya adalah memberikan jawaban terhadap pertanyaan sehari-hari dan memantau seluruh transaksi yang dilakukan oleh organisasi terkait.
Fitur Sistem Informasi
Sistem informasi dilengkapi dengan beberapa fitur, seperti:
- Memfasilitasi pengelolaan, perencanaan, pengawasan, pengarahan dan delegasi tugas kepada seluruh departemen koordinasi.
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas penyajian data secara akurat dan tepat waktu.
- Meningkatkan kualitas sumber daya manusia karena unit kerjanya terkoordinasi dan terstruktur.
- Mendukung peningkatan produktivitas dan penghematan biaya perusahaan.
Manfaat Sistem Informasi
Berikut adalah beberapa keuntungan dari sistem informasi:
- Mempercepat dan meningkatkan aksesibilitas data tanpa perantara bagi pengguna informasi.
- Mampu mengantisipasi dan memahami dampak ekonomi dari teknologi informasi dan sistem terbaru.
- Menjamin kualitas dan kemampuan untuk mengevaluasi sistem secara kritis.
- Memungkinkan perencanaan yang lebih efektif.
- Menentukan investasi dalam sistem informasi.
- Mengidentifikasi kebutuhan yang mendukung sistem informasi.
- Menangani semua transaksi, mengurangi biaya dan meningkatkan pendapatan.
- Meningkatkan produktivitas dalam pengembangan sistem dan pemeliharaan aplikasi.
Kelebihan dan Kelemahan Sistem Informasi
Kelebihan
- Akses cepat dapat diperoleh untuk informasi yang telah dikumpulkan.
- Efisiensi meningkat baik dari segi waktu maupun lokasi.
- Kemudahan dalam berbagi informasi yang telah didapatkan dengan cepat.
- Informasi yang dianggap penting dapat disimpan dengan mudah untuk keperluan di masa mendatang.
Kelemahan
- Banyak orang terlewatkan dalam mengadopsi teknologi modern saat ini karena minimnya pemahaman tentang pentingnya sistem informasi.
- Terdapat tanda-tanda penyalahgunaan kemajuan teknologi, seperti melakukan tindakan penipuan atau menyebarkan informasi tidak akurat demi keuntungan sekelompok orang.
- Keterbatasan peralatan dan kekurangan tenaga kerja yang terampil dalam mengelola sistem informasi menjadi kendala.
- Akses terhadap informasi, seperti komputer, laptop dan smartphone, memerlukan investasi yang cukup besar karena biaya peralatan yang tinggi.
Contoh Aplikasi Sistem Informasi
Beberapa sistem informasi yang sedang populer saat ini banyak diimplementasikan dalam berbagai sektor bisnis, termasuk manufaktur, pemasaran, kesehatan dan pendidikan. Beberapa contohnya meliputi:
1. E-Commerce
E-commerce adalah sebuah sistem informasi yang digunakan dalam sektor ekonomi dan bisnis. Jika anda ingin bertransaksi jual beli produk atau layanan secara online, aplikasi berbasis web atau mobile dapat menjadi alternatifnya.
Beberapa contoh platform bisnis yang menggunakan e-commerce termasuk shopee, tokopedia, bukalapak, lazada dan lainnya.
2. E-learning
Penerapan sistem informasi dalam sektor pendidikan dapat dilihat melalui contoh penggunaan e-learning. E-learning berfungsi sebagai alat untuk mengatur berbagai kegiatan, termasuk proses pembelajaran, pengelolaan data guru dan siswa, serta menyediakan informasi terkait dunia pendidikan.
Penggunaan e-learning umumnya merambah ke berbagai lembaga pendidikan, baik negeri maupun swasta, guna meningkatkan efektivitas proses pendidikan dan pembelajaran.
3. Knowledge Work System
Berikutnya, terdapat knowledge work system, suatu sistem informasi yang memuat beragam data terkait pengetahuan. Data tersebut kemudian dipersiapkan agar pengguna dapat mengaksesnya untuk menyelesaikan masalah secara efektif dan akurat.
4. Fleet Management System
Sistem manajemen armada adalah suatu sistem informasi yang membantu dalam memantau armada logistik dan pengiriman barang, membuat proses pelacakan menjadi lebih terorganisir dan terpusat. Umumnya, sistem manajemen armada menggunakan deteksi berbasis posisi dengan menggunakan gps (Global positioning system).
4. Office Automation System
Sistem otomasi kantor (OAS) adalah serangkaian sistem yang mengintegrasikan beberapa perangkat it ke dalam satu server untuk memenuhi kebutuhan jaringan komputer. Penggunaan oas bertujuan utama untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses komunikasi.
5. Transaction Processing System
Sistem pengolahan transaksi (TPS) merupakan suatu sistem informasi yang dipakai oleh organisasi atau perusahaan untuk menjalankan kegiatan bisnis mereka secara reguler. Tps mengurus proses transaksi keuangan, pendaftaran baru dan kegiatan administratif lainnya.
Kesimpulan,
Sistem informasi berfungsi untuk mengelola data dari berbagai sumber yang dikelola oleh perusahaan atau organisasi, sehingga dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan mempercepat waktu pemrosesan.
Selain itu, sistem ini juga memungkinkan penyimpanan informasi untuk penggunaan di masa depan. Keberadaan sistem informasi sangat berguna, terutama dalam situasi pandemi seperti sekarang, dengan contoh penerapan seperti e-learning dan e-commerce yang memudahkan kehidupan sehari-hari.
Apa tujuan utama dari sistem informasi? Tujuannya adalah menciptakan sistem yang berisi kumpulan data dari berbagai sumber, baik internal maupun eksternal.
Apa saja contoh konkretnya dari sistem informasi? Beberapa contohnya meliputi e-learning, e-banking, e-commerce, video call, booking online, transaction processing system dan masih banyak lagi.
Bagaimana agar sistem informasi dapat berfungsi secara terstruktur dan optimal? Tentunya, sistem informasi harus memiliki komponen khusus yang disebut sebagai blok bangunan. Ini melibatkan perangkat keras, perangkat lunak, telekomunikasi, basis data dan sumber daya manusia (SDM).
